Pourquoi utiliser un logiciel de devis ?

Pour certaines activités de prestations de service, proposer un devis aux clients constitue une obligation légale. Sont par exemple concernés par cette obligation, les activités liées à l’exécution de travaux (réparation d’équipements électriques, prestations de dépannage…), aux services à la personne, au déménagement et la prestation de santé. Mais au-delà de l’impératif légal, le devis est un gage de sécurité pour les clients et une preuve du professionnalisme de l’entreprise. Autant de points qui prouvent que la rédaction du devis ne doit pas être négligée. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de devis peut parfois s’imposer.

 C’est quoi un devis ?

Un devis est document écrit que propose le professionnel à son futur client. Il contient généralement des précisions sur les prestations qu’il réalise et informe le potentiel client sur leur prix. Ce n’est pas à proprement parler un contrat mais il le deviendra une fois signé par le client. Quand il n’est pas signé, il peut être vu comme une offre de contrat engageant le fournisseur par rapport aux informations qui y sont indiquées (prestation, délai, prix…).

Malgré tout, le devis peut être limité dans le temps puisque le prix d’une prestation ou d’un produit change au fil du temps et de l’évolution du marché. C’est pourquoi il doit être actualisé au terme d’une certaine durée. En principe, le devis est gratuit, mais un professionnel peut proposer un devis payant lorsqu’un déplacement ou une étude plus approfondie sera nécessaire pour son établissement. Il arrive aussi que le professionnel propose de déduire le montant d’un devis de la prestation réalisée par la suite.

L’importance de la rédaction du devis

Le devis n’est pas un document anodin. En fait, son existence peut prévenir de nombreux malentendus dans les relations d’affaires. Il est tout aussi important pour le professionnel que pour le client :

Pour le professionnel

Pour le professionnel, un devis permet d’établir une meilleure relation avec les prospects. Il permet également de rassurer les clients dans la mesure où le devis précise la valeur du produit et des prestations hors taxe. Le devis est également un signe de professionnalisme et un outil efficace pour augmenter le taux de concrétisation d’un contrat : c’est un véritable argumentaire de vente.

D’un autre point de vue, le devis constitue pour le professionnel la preuve de l’existence d’un contrat (Cassation civile 3e, 20 janvier 2015, n° 13-251135) et un élément clé pour faire pencher la balance en sa faveur lors d’un litige avec un client pour non-paiement.

Pour le client

Pour le client, le devis va avant tout permettre de choisir le professionnel à engager. À partir du devis il va pouvoir comparer le prix proposé par différents professionnels pour une même prestation. En outre, le devis va lui fournir des informations sur les méthodes de travail de l’entreprise, sa réactivité et son professionnalisme.

Dans une certaine mesure, le devis va permettre au client de faire des économies. En sachant avec précision les différents postes de dépense, il pourra revoir à la baisse, voire même renoncer à certaines options pour entrer dans ces frais.

Les avantages d’utiliser un logiciel de devis

En raison de son importance, la rédaction d’un devis ne doit donc pas être négligée. Un bon devis, c’est-à-dire un devis conforme à la loi précis et personnalisé, aura certainement des impacts non négligeables sur votre image et donc sur votre activité. Un logiciel de devis peut grandement vous aider à la rédaction de vos devis.

Un devis plus précis

Depuis ces dernières années, le devis a connu des évolutions tant sur la forme que sur le fond. Pendant longtemps, le devis ne se résumait qu’à quelques lignes sur une page Excel. Aujourd’hui, les choses ont changé. Les clients accordent de plus en plus d’importance au design, à l’esthétique, mais surtout aux détails du devis. Il n’est plus rare de voir dans certains domaines, des devis qui peuvent atteindre une vingtaine de pages. Mais seul un logiciel de devis vous permet de rédiger facilement des devis précis avec tous les détails nécessaires.

Un devis personnalisé

Aujourd’hui, les clients attachent également une grande importance à la présentation du devis. Un devis bien présenté et bien cohérent est le signe que vous avez bien pris le temps d’étudier la demande et les besoins de votre client : c’est un véritable outil pour séduire des prospects. L’utilisation d’un logiciel de devis ou de facturation vous permettra de travailler les éléments du design de vos devis : logo, intégration d’images, etc.

Un gain de temps

Enfin, l’autre grand avantage d’un logiciel de devis est qu’il vous permet de gagner beaucoup de temps. Grâce à vos paramétrages (au moment de l’acquisition du logiciel), il vous est possible d’établir un devis en seulement quelques clics sans pour autant craindre d’éventuelles erreurs sur les totaux et les sous-totaux. C’est le cas du logiciel de devis en ligne Gest4U qui propose un module avec des documents créés en quelques clics, aux normes et téléchargeables au format PDF.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

L’édition d’une facture est obligatoire et indispensable pour une entreprise. Et pour se faciliter la vie, il peut être opportun d’utiliser un logiciel de facturation. Cet outil permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de limiter les erreurs et les risques de fraudes à la TVA. Les logiciels de facturation sur le marché sont nombreux. Mais toutes les solutions disponibles ne se valent pas. Gest4U, fait le point sur les éléments à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de facturation.

Les critères à prendre en compte

Pour choisir le logiciel de facturation le plus adapté à vos besoins, il est nécessaire de se baser sur les fonctionnalités du logiciel :

  • Gestion des clients : l’outil possède-t-il une fonctionnalité qui permet de gérer les prospects et les clients ? Un logiciel qui permet de gérer à la fois la partie commerciale et la partie facturation est un atout considérable permettant de gagner beaucoup de temps. Cette solution est surtout adaptée si vous devez gérer un nombre important et récurent de clients.
  • Gestion des paiements : la gestion des paiements est une fonctionnalité clé d’un logiciel de facturation. Cela assure un bon suivi financier et facilite la vérification des différents paiements (validé, en cours, en retard) ;
  • Gestion des impayés : il est toujours plus facile de travailler avec un outil qui vous informe en cas d’impayé et permet d’envoyer une lettre recommandée et une mise en demeure ;
  • Gestion des factures et des devis : certains logiciels de facturation ne possèdent pas une fonctionnalité de gestion des devis. Il faut donc vérifier cet élément avant de choisir ;
  • Le degré de personnalisation : la marque de votre entreprise doit transparaître sur vos factures. Votre logiciel doit vous permettre de personnaliser facilement vos factures (logo, design…). Votre entreprise est unique et devrait le rester.

Posez-vous les bonnes questions

Outre les fonctionnalités, il faut également se poser les bonnes questions pour choisir un bon logiciel de facturation :

  • L’outil est-il payant ou gratuit ? La gratuité est souvent synonyme de fonctionnalités limitées ;
  • Est-ce une solution en ligne ou non ? Ici, tout dépend de vos préférences. Une solution en ligne permet de gagner beaucoup de temps et est accessible à tout moment, donc parfaitement adaptée aux indépendants qui sont plus susceptibles d’être régulièrement en déplacement ;
  • Quid de la qualité du service client ? Regardez si la solution que vous vous apprêtez à choisir possède un bon service client pour vous aider en cas de besoin ;
  • Est-ce que la solution est certifiée antifraude TVA ? Il n’est pas obligatoire pour les indépendants de choisir un logiciel certifié antifraude TVA, malgré tout, il est toujours plus judicieux d’en choisir un.

Choisir un logiciel de facturation est décisif pour une entreprise. Il peut avoir des impacts considérables sur le fonctionnement de cette dernière. Gest4U est une solution de gestion comptable spécialement conçue pour les indépendants. Elle possède une fonctionnalité qui permet d’éditer les factures et des devis en plus de la génération des déclarations, de la simulation de charges et cotisations, et bien d’autres fonctionnalités encore.

Comment bien saisir une facture d’achat ou de vente ?

Quand une entreprise choisit de tenir elle-même sa comptabilité, elle peut s’aider d’un logiciel comptable pour enregistrer les factures de ventes qu’elle émet et les factures d’achats qu’elle reçoit. Ce procédé appelé enregistrement comptable vise à rendre votre comptabilité simple, juste et aisément révisable lors de la mise en place de votre bilan. Le logiciel comptable Gest4U vous rappelle l’importance de la saisie comptable et vous décrit les bonnes pratiques à observer pour bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une facture de vente client.

Saisie comptable des factures d’achat et de vente

Les flux importants qui impactent fortement l’activité de l’entreprise doivent être pris en considération dans vos comptes et faire l’objet d’une comptabilisation. En pratique, ces événements doivent engendrer une suite d’enregistrements d’écritures comptables. Le procédé d’écriture ou d’inscription est appelé « saisie comptable ».

Dès qu’elle reçoit ou transmet une facture, l’entreprise va l’enregistrer dans ses comptes, mais cet enregistrement ne va pas de soi. L’enregistrement de la somme perçue ou déduite doit être précédé de l’identification de la recevabilité à la TVA, c’est-à-dire l’inscription de son montant hors taxes (HT) et de son montant toutes taxes comprises (TTC). Ce n’est qu’après que l’entreprise pourra réaliser la saisie de la facture dans sa comptabilité.

D’une manière générale, la saisie des factures est une opération relativement simple lorsqu’on utilise un logiciel de comptabilité. Gest4U permet de saisir facilement les factures de vente grâce à son module de saisie complet rassemblant l’ensemble des mentions obligatoires des factures comme la date d’établissement de la facture, son numéro, le libellé de l’opération, les prix HT et TTC, etc. Si Gest4U ne propose pas de factures d’achats, il permet toutefois de ventiler ses dépenses et d’y ajouter des pièces justificatives comme votre facture d’achat afin de générer un registre des achats complet pour son utilisateur. Vos démarches comptables seront alors grandement facilitées.

Bonnes pratiques pour la saisie des factures d’achat ou de vente

Vérifier les comptes comptables utilisés

L’imputation comptable, c’est-à-dire le fait d’attribuer à un compte une opération, est d’une importance capitale et ne doit donc pas être négligée. Il faut donc bien veiller à vérifier vos données lors de la gestion de votre comptabilité. Le logiciel comptable Gest4U, associe pour vous les bons comptes comptables aux bonnes opérations afin de vous éviter la moindre erreur.

Gagner du temps avec la création de trames de saisie comptable

Avec un bon logiciel de comptabilité, l’intégration automatique des comptes dans l’écriture comptable est tout à fait possible. Grâce à cette solution, l’opérateur de saisie ne sera plus obligé de remplir le numéro de pièce ainsi que les montants, tout est fait automatiquement.

Paramétrer et organiser les pièces saisies

Si l’on veut une comptabilité exempte de toute erreur, il est important d’encoder et de classer correctement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable implique donc :

  • L’attribution d’un numéro à chaque enregistrement comptable ;
  • Le classement logique des pièces comptables ;

Comment bien gérer la comptabilité de son entreprise : nos conseils

Peu importe le type d’entreprise que l’on gère, il faut tôt ou tard se confronter à la question de la gestion comptable. Quand on n’y connait rien, bien gérer la comptabilité de son entreprise peut très vite s’avérer périlleux, en particulier pour les micro-entrepreneurs, les freelance ou les professions libérales. Mais heureusement, quelques conseils permettent de faciliter cet exercice essentiel. Voici quelques conseils pour une gestion de la comptabilité réussie.

Choisir son logiciel de comptabilité

C’est l’outil primordial de tout exercice comptable. Il faut trouver le logiciel de comptabilité qui sera le plus adapté à l’entreprise mais aussi à sa structure. Si vous êtes un professionnel indépendant, soumis au régime BNC, vous n’aurez, par exemple, pas besoin d’un logiciel de caisse, ni d’un logiciel de paie. Vous aurez en revanche probablement besoin d’un logiciel de facturation.

Trouver le bon logiciel de comptabilité prend du temps et doit être le fruit d’une intense ré-flexion. Une bonne solution comptable vous propose, en règle générale, plusieurs logiciels en un. À vous de trouver le bon équilibre parmi toutes les options proposées, vos besoins du moment, mais également vos éventuels besoins futurs. Le conseil est de se focaliser sur l’essentiel.

Les spécialistes recommandent de choisir un logiciel de comptabilité simple et adaptatif. Celui qui saura s’adapter aux éventuelles évolutions de l’entreprise, mais aussi qui pourra compléter ses fonctionnalités en fonction de vos besoins.

Respecter le calendrier des opérations fiscales et sociales

Quelle que soit votre activité, votre statut et votre régime fiscal, votre entreprise se doit de respecter ses obligations fiscales, juridique et sociales. Cela va concerner l’établissement des comptes annuels d’entreprises et les différents bilans comptables, les déclarations fiscales pour l’imposition de votre activité professionnelle, mais aussi la déclaration des cotisations sociales pour les micro-entrepreneurs entre autres, et la déclaration de la T.V.A si vous y êtes soumis.

En bref, il y a beaucoup de dates à respecter vis-à-vis des obligations comptables et autres pour tenir une comptabilité dans les règles. Respecter les différents délais peut s’avérer complexe lorsqu’on travaille en indépendant, et que l’on est déjà très occupé par son coeur d’activité. Pour éviter les mauvaises surprises et les pénalités, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité qui vous alertera à l’approche des échéances et générera automatiquement vos bilans.

Tenir ses comptes à jour

Cela va de soi : une bonne gestion de la comptabilité passe par une actualisation régulière des finances de l’entreprise. Vous pouvez vous appuyer sur votre logiciel de comptabilité pour suivre vos comptes d’entreprise en direct : en synchronisant ce dernier avec votre compte bancaire d’entreprise, vous aurez une actualisation en temps réel de vos dépenses et de vos recettes.

Être à jour vous permet non seulement de faciliter vos déclarations fiscales, comptables et sociales, mais vous permet également d’avoir une parfaite visibilité sur votre trésorerie. Vous pourrez ainsi plus facilement envisager la prévision budgétaire de l’activité et parer à toutes les difficultés.

Séparer dépenses personnelles et professionnelles

Il n’est jamais très bon de mélanger dépenses privées et professionnelles. Les micro-entrepreneurs sont particulièrement concernés, puisque ils ne sont pas tenus d’avoir un compte dédié à leur entreprise, sauf s’ils sont soumis au régime micro-social. Il est donc préférable de pouvoir, au mieux, séparer les deux types de dépenses, ou à défaut, être en mesure de bien identifier dans quel cadre entre chaque sortie d’argent.

Il est globalement préférable d’avoir un compte professionnel dédié, même si votre statut ne l’oblige pas. Pour les professionnels indépendants ou les micro-entrepreneurs qui lancent leur activité, le compte d’entreprise est généralement le compte personnel de ce dernier. Dans ces cas là, pas de panique, il suffira de surveiller attentivement chaque dépense. Pour simplifier cela, votre logiciel de compta peut vous aider à attribuer, classer et trier chaque dépense de manière quasi-automatique.

Vous l’avez compris, une bonne gestion de la comptabilité en entreprise passe par la rigueur. Et pour que cette rigueur soit moins contraignante, il ne faut pas hésiter à utiliser les outils existants qui simplifient cet exercice comptable : un bon logiciel de comptabilité, vous permet de remplir chacune de vos obligations, alors choisissez le bien !

Le logiciel comptable Gest4U intègre l’ensemble des fonctionnalités nécessaires au quotidien administratif et comptable de l’indépendant. Grâce à la synchronisation avec votre compte bancaire, il génère automatiquement vos journaux comptables, vos déclarations et vous permet de créer vos factures et devis.

Les fonctionnalités de base d’un logiciel de comptabilité

Que ce soit pour les grandes entreprises ou les indépendants, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité va grandement faciliter la tenue de la comptabilité de votre entreprise. Gest4U revient sur les fonctionnalités de base que devrait posséder tout logiciel de comptabilité digne de ce nom.

Gestion de journaux comptables

Un logiciel de comptabilité doit avant tout permettre de créer et de tenir à jour des journaux comptables : journaux de trésorerie (banque et caisse), journaux d’achats et de ventes, journaux spécifiques (journaux de paie, opération de clôture…). Il doit en outre vous permettre de gérer facilement vos comptes généraux.

Édition d’états comptables

Le plus grand intérêt de la comptabilité est qu’elle constitue un outil efficace pour évaluer la rentabilité et la pérennité d’une activité entrepreneuriale. Tout cela en raison des précieuses informations que l’on peut déduire des états comptables. Un bon logiciel comptable devrait alors permettre d’éditer divers états comptables : bilan, compte de résultat provisoire, grands livres auxiliaires, balances auxiliaires… etc.

Génération des livres comptables

Un logiciel comptable devrait également permettre de générer divers livres comptables comme le registre des achats ou encore le livre des recettes. Le registre des achats récapitule les achats engagés chaque année en précisant les tiers concernés, les dates des opérations, le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, tickets, etc). Le livre des recettes quant à lui récapitule toutes les recettes encaissées au cours d’une année. Il doit mentionner l’origine des recettes, le mode de règlement, les références des pièces justificatives et bien évidemment le montant des recettes.

Génération des déclarations

Une des autres grandes fonctionnalités que doit posséder un bon logiciel de comptabilité est la génération des déclarations destinées à l’administration fiscale, parfaitement conformes aux normes en vigueur. Il devrait faciliter l’édition des déclarations de TVA ainsi que l’ensemble des documents à transmettre aux autorités compétentes. S’il est bien paramétré, il devrait même permettre de gérer l’intégralité du processus déclaratif (gestion des taxes et des impôts).

Génération de factures et de devis

On l’oublie souvent, mais les factures contribuent à renforcer les qualités commerciales d’une entreprise. En ce qui concerne les devis, ils ne doivent pas être vus comme un simple document informant un client potentiel sur les coûts du service qu’il demande. Il s’agit également d’un document de présentation de l’activité. Plus il est convaincant plus les chances de conclure un contrat seront grandes. Un logiciel de comptabilité digne de ce nom devrait pouvoir permettre d’éditer aisément des devis et des factures.

Synchronisation bancaire

Pour toute entreprise, la banque est une alliée indispensable dans le développement de son activité. Même les indépendants ne peuvent pas s’en passer. C’est en partie pour cette raison que certains éditeurs de logiciels comptables ont intégré la fonction synchronisation bancaire à leur produit. Gest4U a également fait ce choix. La solution de gestion comptable en ligne permet aux indépendants de faire le rapprochement entre leur banque et leur comptabilité. Il est alors possible de vérifier en quelques secondes l’état de sa trésorerie, de ventiler ses transactions et de générer ses documents comptables sans erreur en quelques secondes.

Le logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

Dans le but de lutter contre les fraudes au fisc et la fraude à la TVA, les autorités avaient prévu de rendre l’utilisation de logiciels de comptabilité obligatoire à partir du 1er janvier 2018. Toutefois, le nouveau gouvernement a apporté des modifications importantes à ce nouveau dispositif avant sa mise en application. Gest4U apporte des réponses à la question que bon nombre d’indépendants et micro-entrepreneurs se posent : est-il aujourd’hui obligatoire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?

Une obligation qui devait s’appliquer à partir du 1er janvier 2018

Pour lutter contre la fraude à la TVA, les autorités ont décidé en 2016, à travers la Loi de Finances de 2018, d’instaurer l’obligation pour les entreprises d’utiliser un logiciel de comptabilité pour l’enregistrement des paiements de leurs clients. Cette obligation aurait dû s’appliquer aux entreprises individuelles (indépendants, micro-entrepreneurs, etc) ainsi qu’aux sociétés de droit privé et de droit public assujetties à la TVA et qui enregistrent les règlements de leurs clients à l’aide d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou d’un système de caisse.

Le dispositif prévoyait en outre que le logiciel à utiliser devait se conformer à des principes bien précis :

  • Inaltérabilité des données : impossibilité de modifier les données par écrasement ;
  • Sécurisation des données : restitution des données dans leur état d’origine ;
  • Conservation des données : centralisation des données et conservation pendant au moins 6 ans ;
  • Archivage des données : les données doivent être mises en archive à une périodicité inférieure ou égale à un exercice comptable.

Après décision du gouvernement, le logiciel de comptabilité ne sera pas obligatoire

La mise en place du dispositif anti-fraude a causé l’inquiétude des micro-entreprises et des auto-entreprises. Pour les rassurer, les autorités ont recentré le dispositif sur les seuls logiciels et systèmes de caisse. Il ne concerne donc plus les logiciels de comptabilité et de gestion. En pratique, cela signifie que les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs n’ont pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel de comptabilité répondant aux exigences du dispositif anti-fraude (voir les 4 principes précités). Néanmoins seuls ceux qui bénéficient de la franchise en base de TVA peuvent profiter de cette faveur. De plus, ils doivent toujours continuer de remplir certaines obligations comptables : livre des recettes, registre des achats.

Par ailleurs, il convient de préciser que les micro-entrepreneurs soumis à la TVA réalisant des livraisons et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation, mais qui enregistrent leurs opérations en utilisant un logiciel ou un système de caisse doivent tout mettre en œuvre pour répondre aux nouvelles conditions imposées par l’administration pour cette année 2018.

Le logiciel de comptabilité, indispensable pour se développer

Le logiciel de comptabilité reste indispensable pour les entreprises qui doivent tenir une comptabilité (les sociétés commerciales, les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale ou artisanale ne relevant pas du régime micro, certaines sociétés civiles, associations et certains comités d’entreprise).

Sans considération des contraintes légales, il convient de rappeler que l’utilisation d’un logiciel de comptabilité permet dans une large mesure d’optimiser le fonctionnement et le développement d’une activité (gain de temps, transparence, aide au pilotage des activités, etc).

Enfin, à destination des entités qui ont réussi à s’exclure de l’application du nouveau dispositif anti-fraude à la TVA, le recul du gouvernement n’est peut-être pas définitif. Il est donc plus judicieux d’adopter dès à présent une solution répondant aux nouvelles exigences. Pour ce faire, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité en ligne certifié anti-fraude à la TVA comme la solution Gest4U.

Répondant aux besoins des professionnels indépendants du régime de la micro-entreprise et du régime simplifié, le logiciel comptable propose des fonctionnalités complètes et intuitives. Qu’il s’agisse de remplir votre déclaration fiscale, de générer vos factures et devis en passant par la simulation de vos charges, Gest4U se charge de votre administratif pour vous permettre de gérer votre activité tout en respectant les normes.

Le logiciel de comptabilité en ligne

Actuellement, de nombreuses solutions de gestion comptable en ligne existent sur le marché. Elles sont différentes des logiciels comptable « classiques » car elles ne s’installent pas sur le matériel informatique de votre entreprise, mais sont directement hébergées par l’éditeur du logiciel sur des serveurs. On peut alors y accéder à tout moment à l’aide d’un appareil connecté à internet (ordinateur, tablette, smartphone). Gest4U, logiciel de gestion comptable en ligne à destination des indépendants et des micro-entrepreneurs, fait le point sur tout ce qu’il faut savoir sur cette solution.

Un logiciel de comptabilité en ligne, c’est quoi ?

Un logiciel de comptabilité en ligne est, comme son nom l’indique, un logiciel de gestion comptable. Il facilite la tenue de la comptabilité d’une entité, qu’elle soit obligée ou non d’en présenter une. Il permet de recueillir et de centraliser les enregistrements comptables saisis pour ensuite conduire à la présentation d’états financiers ou états de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe).

Les fonctionnalités de certains logiciels de comptabilité en ligne ne se limitent pas au recueil, à la centralisation et à la synthèse des enregistrements comptables. Par exemple, la solution Gest4U offre la possibilité de générer automatiquement des déclarations fiscales, de simuler les charges et les cotisations, d’éditer des factures et des devis et surtout de procéder à une synchronisation bancaire (automatisation de la comptabilité). Pour les indépendants, ce type de logiciel peut être un véritable appui au développement de leur activité.

Quels sont les avantages ?

Le plus grand avantage de tout logiciel de comptabilité en ligne est son accessibilité. On peut y accéder de n’importe où dans le monde à partir du moment où l’on dispose d’une connexion internet fiable et d’un appareil connecté. L’utilisation de ce type de logiciel permet de gagner du temps et limite les risques d’erreurs au cours du processus de saisie comptable.

Ensuite, la solution de gestion comptable en ligne constitue un outil de pilotage puissant pour toute entité recherchant un développement sur le long terme. Elle permet aux indépendants et aux micro-entrepreneurs de déterminer l’évolution de leur activité grâce à l’analyse et à la synthèse des opérations comptables réalisées au cours d’un exercice. Et avec le prévisionnel financier, on peut aisément se faire une idée assez précise de l’avenir de l’activité.

Enfin, l’autre grand avantage d’un logiciel de comptabilité en ligne, c’est sa flexibilité. Vous êtes assuré de toujours travailler avec un outil à jour, offrant une sécurité des données accrue, et disponible dès que vous en avez besoin. Et surtout, il y a la faculté de changer à tout moment de prestataire : une résiliation aussi simple que la souscription.

Quels sont les inconvénients ?

Rien n’est vraiment parfait. Un logiciel de comptabilité en ligne a quelques inconvénients qu’il convient de préciser. En premier lieu, il y a le coût : comme on dit, les bonnes choses sont souvent plus chères. Par rapport à un logiciel de comptabilité classique, celui en ligne est moins onéreux. Mais cet écart peut très vite être réduit si l’on se limite à des fonctionnalités de base. En réalité, ce sont les prestations supplémentaires (création de statut d’indépendant, accompagnement juridique et comptable, etc.) qui influent sur le coût d’un logiciel en ligne.

Ensuite, il y a le problème d’adaptabilité. Un logiciel de comptabilité en ligne offre moins de possibilités de personnalisation qu’un logiciel classique : aucun développement propre à l’utilisateur ne peut être réalisé. C’est le revers de la standardisation. Ici encore il faut nuancer ces propos en précisant que les logiciels en mode SaaS offrent une large palette de personnalisation très poussée.

Comment choisir ?

De nombreuses entreprises proposent aujourd’hui des logiciels de comptabilité en ligne. Il devient important de procéder avec méthode pour bien choisir. Tout d’abord, une analyse des besoins est nécessaire : est-ce que l’on souhaite tenir uniquement la comptabilité ? Faut-il une option qui permet de générer des factures et des devis ? Les immobilisations nécessitent-elles un suivi régulier ? Bref, que vous soyez micro-entrepreneur ou indépendant, vous devrez vous poser les bonnes questions pour choisir la solution de comptabilité en ligne la plus adaptée à vos besoins.

Le logiciel comptable pour indépendants Gest4U propose une interface complète et intuitive pour vous permettre de gérer votre activité. Simple d’utilisation, il vous permettra de générer rapidement vos documents comptables et fiscaux ! Intégrant un module d’analyse, il vous permet de déterminer en quelques secondes quelles sont vos charges et cotisations.

Comment choisir son logiciel de comptabilité quand on est micro-entrepreneur ?

Pour un micro-entrepreneur, opter pour un logiciel de comptabilité adapté est d’une importance capitale. Mais le choix n’est pas si simple étant donné la large gamme de solutions disponibles et les nombreuses fonctionnalités possibles. Gest4U vous aide en vous exposant les principaux éléments à prendre en compte pour choisir son logiciel de comptabilité.

Un logiciel adapté à votre régime fiscal

Contrairement aux grandes entreprises, les micro-entrepreneurs ainsi que les TPE et les PME n’ont pas besoin d’une solution de gestion comptable trop sophistiquée. Un logiciel de comptabilité ultra-simplifié et standardisé, c’est à dire avec des fonctionnalités très basiques (facturation, édition de devis, édition de journaux comptables, etc) répondra à vos attentes. C’est surtout vrai pour les micro-entreprises car elles bénéficient d’allègements très importants : elles ne sont pas obligées de tenir une comptabilité et d’établir des comptes annuels. En ce qui concerne les grandes entreprises, elles ont besoin d’utiliser un logiciel nécessitant des développements particuliers.

Prendre en considération la nature de l’activité

Le deuxième élément à prendre en compte pour choisir un logiciel de comptabilité est la nature même de votre activité. Certaines activités nécessitent l’utilisation de solutions de gestion bien spécifiques :

  • Les logiciels de comptabilité et de gestion conçus pour certains métiers : ces applications sont dotées de fonctionnalités adaptées à un métier (suivi des heures, consommation des matières premières, etc). Ces logiciels sont surtout destinés aux entreprises artisa-nales (restauration, bâtiment, profession libérale, etc) ;
  • Les logiciels de comptabilité couplés avec la gestion de la production ;
  • Les logiciels de comptabilité possédant une fonctionnalité de gestion commerciale : avec eux, on pourra gérer en même temps la comptabilité et le processus commercial (édition de devis, facturation, gestion des impayés, etc).

Identifier les besoins spécifiques

L’identification des besoins spécifiques de votre entreprise peut vous aider à choisir les modules supplémentaires (module de gestion des immobilisations, module de gestion de paie, module d’édition de tableaux de bord) à greffer à votre logiciel. Ainsi, si vous avez besoin d’éditer des bulletins de paie ou de calculer vos charges sociales, vous pouvez intégrer un module de gestion de paie à votre logiciel comptable.

Un récapitulatif pour bien choisir

Il est indispensable de se poser les bonnes questions avant de choisir un logiciel de comptabilité. Ci-dessous une petite liste qui pourrait grandement vous aider :

  • Quid de la taille de mon entreprise ? Mon activité m’oblige-t-elle à tenir une comptabilité ?
  • Faut-il opter pour une solution standardisée (avec des fonctions basiques) ou au contraire pour une solution spécialisée (possibilité de personnalisation étendue) ?
  • Quel est le budget annuel alloué au logiciel comptabilité ?
  • Quel système d’exploitation vais-je utiliser (Windows ou Mac) ?
  • Quid de l’édition de ma liasse fiscale ?
  • Quels sont les autres besoins spécifiques, autres que comptables, à satisfaire ?
  • Ai-je besoin d’une solution de synchronisation bancaire ?
  • Combien de personnes auront accès au logiciel ?

En apportant des réponses précises à ces différentes interrogations, choisir un logiciel de comptabilité ne sera plus aussi difficile.

Testez les différents logiciels de comptabilité et faites un choix

Enfin, vous pouvez toujours tester la solution qui vous semble répondre à vos besoins. En effet, la plupart des solutions de comptabilité peuvent être testées gratuitement. Cependant, sur le marché, il existe peu de logiciels de comptabilité adaptés aux micro-entrepreneurs et indépendants.

C’est pourquoi, nous vous proposons d’essayer la solution Gest4U. Ce logiciel de comptabilité en ligne pour micro-entrepreneur permet de gérer facilement votre comptabilité grâce à ses nombreux atouts : synchronisation bancaire, édition de déclarations, module de devis et factures, simulateur, etc. Intuitif et automatisé, il vous permet de respecter l’ensemble de vos obligations de micro-entrepreneur rapidement et en toute simplicité. Vous pouvez désormais vous concentrer à 100% sur votre activité !

Faire sa comptabilité en ligne, les grands principes

Actuellement, les logiciels de comptabilité en ligne gagnent en popularité auprès des micro-entrepreneurs et indépendants. Cela est en grande partie dû aux diverses possibilités qu’ils offrent. Que faut-il savoir sur cette solution ? À qui s’adresse-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Tour d’horizon sur la comptabilité en ligne.

Comptabilité en ligne, pour qui ?

D’emblée, il faut dire que les logiciels de comptabilité en ligne ne sont pas faits pour toute les entreprises, ce type de logiciel est principalement à destination des micro-entreprises (auto-entrepreneur) et des indépendants. Cependant il peut aussi convenir aux TPE (Très Petites Entreprises) et aux PME (Petites et Moyennes Entreprises). Les entités plus grandes ont plutôt recours à une solution de gestion comptable plus complète et plus sophistiquée : des progiciels de gestion intégrée. Ces progiciels sont conçus pour leur permettre de gérer une grande partie de leur processus : gestion de la trésorerie, gestion commerciale, gestion des achats…

Faire sa comptabilité en ligne, pourquoi ?

Faire sa comptabilité en ligne offre plusieurs avantages. Tout d’abord, c’est une solution relativement facile à mettre en place : inscription rapide, mises à jour automatiques, installation préalable inutile… Ensuite, c’est facile d’accès. Grâce à elle, il est possible d’accéder à sa comptabilité de n’importe où et à n’importe quel moment, pourvu qu’il y ait une connexion internet fiable et rapide. C’est d’autant plus facile lorsqu’on peut accéder à sa comptabilité en utilisant un appareil mobile (smartphone, tablette). Enfin, la gestion de comptabilité en ligne est une solution très flexible. En raison de la facturation par mois, il est relativement facile de changer de prestataire.

Comment choisir son logiciel de comptabilité en ligne ?

Il va sans dire que tous les logiciels de comptabilité en ligne ne se valent pas. Souvent pour accéder à des fonctionnalités plus étendues, il faudra y mettre le prix. Dans tous les cas, il est important de prendre en considération plusieurs éléments avant de choisir son logiciel. Avant tout, il faudra préciser l’étendue des besoins de l’entreprise sur tout ce qui concerne la comptabilité (édition de compte annuel, volume d’écriture comptable, édition de devis…). À partir de ces informations, il sera plus facile de déterminer les fonctionnalités que devrait posséder le logiciel. Après, il faudra s’intéresser à la renommée du prestataire : son niveau de notoriété dans le domaine. Opter pour un prestataire reconnu garantit moins de risque de fraude fiscale.

La personnalisation du logiciel de comptabilité en ligne

Une fois que l’on aura choisi un logiciel de compta’, il est important de le paramétrer correctement en définissant son profil fiscal, son plan comptable (en se basant sur les caractéristiques de l’entreprise et la législation en vigueur) et les comptes auxiliaires (comptes clients et fournisseurs). En outre, paramétrer les guides de saisies automatiques sera indispensable pour faciliter la saisie comptable. Le paramétrage d’un logiciel comptable en ligne n’est pas difficile en soi. Ces logiciels ont été pensés pour faciliter la vie de leurs utilisateurs. Le logiciel comptable Gest4U propose un minimum de paramétrages pour vous permettre de générer facilement et en quelques clics vos documents déclaratifs et comptables.

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Depuis quelques années déjà, les logiciels de comptabilité en ligne ont le vent en poupe. Leur popularité est telle qu’ils s’accaparent aujourd’hui une partie relativement importante du marché des logiciels comptables. Gest4U revient aujourd’hui sur cette solution qui séduit tant les indépendants (professions libérales, micro-entrepreneur, etc…) ainsi que les TPE et les PME, en apportant des réponses à la question : qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité en ligne ?

Logiciel de comptabilité en ligne : les principales caractéristiques

Un logiciel de comptabilité en ligne est avant tout un logiciel comptable. Sa première fonction est donc de faciliter la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Techniquement parlant, « il traduit en termes monétaires toutes les opérations effectuées par une entreprise (ventes, paiement des salaires, achat matériel…) ». Un logiciel de comptabilité en ligne présente quasiment les mêmes caractéristiques qu’un logiciel de comptabilité « classique ». La plus grande différence c’est qu’il est installé sur des serveurs gérés par un prestataire (l’éditeur du logiciel) et non sur le matériel informatique de l’entreprise.

On peut donc y accéder depuis n’importe quel PC ou Mac, pourvu qu’il y ait une connexion internet. Aujourd’hui, on peut trouver les logiciels de comptabilité en ligne en 2 modes : mode SaaS (Software as a Service) et mode ASP (Application Service Provider). La différence n’est pas évidente. Retenez juste que le mode SaaS offre plus de possibilités de personnalisation et permet de travailler avec un outil toujours à jour (une seule version mutualisée pour tous les utilisateurs).

Le logiciel de comptabilité en ligne constitue une alternative viable à l’achat d’un logiciel de comptabilité classique. C’est pour cette raison qu’il séduit tant les professions libérales, auto-entrepreneur, indépendants mais aussi les TPE et les PME. Il existe 2 grandes familles de logiciels de comptabilité en ligne : les logiciels généralistes conçus pour répondre aux besoins comptables les plus courants et les logiciels spécialistes conçus pour répondre à des besoins précis.

Que peut-on faire avec un logiciel de comptabilité en ligne ?

La première fonctionnalité d’un logiciel de comptabilité en ligne est de faciliter la tenue de la comptabilité d’une entreprise. Son utilisation nécessite donc la création et le paramétrage d’un plan comptable général, l’ouverture de journaux auxiliaires, la saisie d’enregistrements comptables et la réalisation de divers ajustements à la fin de chaque exercice comptable (comparaison avec les principes comptables).

Le logiciel de comptabilité en ligne permet de centraliser toutes les écritures saisies, facilitant ainsi l’établissement des comptes financiers (bilan, compte de résultat, annexe). À cette fonctionnalité peuvent être greffées d’autres : des fonctions à caractère fiscal (édition de liasse fiscale, aide au remplissage de la déclaration de TVA…) ou encore des fonctions liées à l’organisation interne de l’entreprise (édition de devis, suivi des règlements…).

Certains logiciels proposent des fonctionnalités qui leur sont propres. Pour Gest4U, c’est la synchronisation bancaire. Cette fonction permet une synchronisation en direct des données bancaires de l’utilisateur, facilitant ainsi la gestion de l’administratif. Son utilisation offre plusieurs avantages : gain de temps (saisie automatique, possibilité de consulter à tout moment l’état de la trésorerie…), limitation des risques d’erreurs (erreurs de saisie, calcul), simulation de l’évolution de l’activité à partir d’une analyse des transactions bancaires…

En somme, un logiciel de comptabilité en ligne est une solution plus accessible. Elle est principalement conçue pour les indépendants et micro-entrepreneur.